Sistemas de Soporte a Decisiones

El concepto de sistema de soporte a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decision Support System) es muy amplio, debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la extensa gama de ámbitos en los cuales se toman. Estos sistemas de apoyo son del tipo OLAP o de minería de datos, que proporcionan información y soporte para tomar una decisión.

Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado para servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El apoyo a una decisión significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisión implica el apoyo a la estimación, la evaluación y/o la comparación de alternativas. En la práctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones informáticas que realizan una función de apoyo.

El término sistema de soporte a la decisión se ha utilizado de formas muy diversas y se ha definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista del autor.​ Algunas de esas definiciones son:

• Un DSS, en términos muy generales, es "un sistema basado en computador que ayuda en el proceso de toma de decisiones" (Finlay​ y otros).
• En términos bastante más específicos, un DSS es "un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación" (Turban​).

Otras definiciones intermedias entre las dos anteriores serían:

• Un DSS es un "conjunto de procedimientos basados en modelos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en su toma de decisiones" (Little​).
• Un DSS "combina recursos intelectuales individuales con las capacidades de un ordenador para mejorar la calidad de las decisiones (son un apoyo informático para los encargados de tomar decisiones sobre problemas semiestructurados)" (Keen​).
• "Sistema extensible capaz de apoyar ad-hoc el análisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificación futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados" (Moore y Chang​).
• Los DSS son "Sistemas informáticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (Sprague y Carlson​).
• Keen afirma que es imposible dar una definición precisa incluyendo todas las facetas de la DSS ya que "no puede haber una definición de los sistemas de apoyo a la decisión, sino sólo del apoyo a la decisión" (Keen​).
• Para Power el término DSS puede referirse a muchos tipos de sistemas de información que dan soporte a la toma de decisiones. Humorísticamente añade que siempre que un sistema informático no sea un 'sistema para procesamiento de transacciones en línea' (OLTP), alguien tendrá la tentación de llamarlo DSS (Power​).

Como se puede ver no hay una definición universalmente aceptada de lo que es un DSS.

Función y Características

Los DSS son herramientas de mucha utilidad en Inteligencia empresarial (Business Intelligence), permiten realizar el análisis de las diferentes variables de negocio para apoyar el proceso de toma de decisiones de los directivos:

• Permite extraer y manipular información de una manera flexible.
• Ayuda en decisiones no estructuradas.
• Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla.
• Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc.
• Puede combinar información de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra empresa externa.

Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.

Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestión, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a través de la combinación del juicio humano e información objetiva:

• Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales.
• Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseño, selección, e implementación- así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
• Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes.
• Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional.
• Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida).
• Los DSS avanzados están equipados con un componente de administración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos.
• Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA).
• Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad.

SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES EN GRUPO (GDSS)

Es un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.

Característicasde los GDSS

• Lameta de GDSS. Es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.
• GDSS.Es fácil de aprender y de usar. Accesible para usuarios con diferentes nivelesde conocimiento computacional y de soporte a la decisión. Tales como ventas,producción, recursos humanos, administración y finanzas.
• Un GDSS. Contiene mecanismo para evitar el desarrollo de conductas negativas en elgrupo, como son los problemas de comunicación.
• Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa.Es importante que pueda existir anonimato de la participación.

Sistemas de Información Ejecutiva

Un Sistema de Información Ejecutiva (Executive information system, EIS por sus siglas en inglés) es una herramienta de Inteligencia empresarial (Business Intelligence, BI), orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorear el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

Se puede considerar que un EIS es un tipo de Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) cuya finalidad principal es que el responsable de un departamento o compañía tenga acceso, de manera instantánea, al estado de los indicadores de negocio que le afectan, con la posibilidad de estudiar con detalle aquellos aspectos que no estén cumpliendo con los objetivos establecidos en su plan estratégico u operativo, y así determinar las medidas de contingencia más adecuadas.

Una de las características más importantes de un EIS es que permite a usuarios con perfil no técnico construir nuevos informes y navegar por los datos de la compañía, con el objetivo de descubrir información que les resulte relevante. Esto se debe, entre otras cosas, a que la interfaz gráfica de estas aplicaciones suele ser muy atractiva e intuitiva. El EISsuele incluir también alertas de negocio, informes históricos comparativos y análisis de tendencias. Por otro lado, es común que se puedan realizar subscripciones a los informes o listados más significativos.

Un EIS suele necesitar de la implantación de un data warehouse o data mart que actúe como fuente central de información, unificando, depurando e integrando las distintas bases de datos operacionales de la compañía. Por otro lado, es posible adaptar la estructura del EIS a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Kaplan y Norton, o bien a cualquier otro modelo de seguimiento de indicadores que maneje la organización.

Simulador de Negocios

Los simuladores de negocios o juegos de negocios (business games) son herramientas de apoyo en el proceso de aprendizaje, dado que permiten establecer un ambiente virtual de negocios a fin que los estudiantes tengan la oportunidad de participar, a través de un conjunto de decisiones, en el proceso de dirección de una empresa o de una área específica de la misma. 

Los juegos de negocios son, en su mayoría, programas de computación que se construyen usando un lenguaje de programación. Dichos programas son elaborados considerando tanto la relación que existe entre los factores internos de operación de una empresa así como de algunas variables del entorno que la afectan en su operación.

En general, se puede decir que los simuladores de negocios son modelos que se construyen a partir de especificar un número de variables relevantes internas y también externas, las cuales deben permitir simular la operación de una empresa en un contexto cambiante y de competencia con otras compañías similares.

Así, en el diseño de los algoritmos del programa se deben considerar todas las interacciones posibles entre las variables seleccionadas, a fin de que el modelo represente tanto las distintas operaciones que desarrolla una empresa, como el efecto de los cambios del ambiente sobre la misma. 

Los simuladores de negocios se pueden clasificar como:

• Generales: cuando están orientados a mostrar el uso de las estrategias a nivel de negocios y las principales decisiones que debe tomar la dirección general de una empresa. Entre los principales tenemos al Business Policy Game, Business Strategic Game, CEO, Threshold y el Multinational Management Game.
• Específicos: cuando están enfocados a simular las actividades de un área específica de una empresa como marketing, finanzas y producción. Entre los principales simuladores de este tipo tenemos al: Markstrat, Brandmaps, Marketplace, Shoes: A marketing game y Marketing Simulation, los cuales están orientados a simular las actividades de marketing; Fingame: para el área de finanzas; Forad: enfocado al área de finanzas internacionales; Intopia: para los negocios internacionales; The Management / Accounting Simulation: para el área de contabilidad.

Los beneficios de los simuladores de negocios es que ofrecen a los estudiantes y a los empresarios una innovadora forma de:

• Perfeccionar sus habilidades,
• aplicar conceptos estratégicos, y
• evaluar estrategias en un entorno competitivo actual

Simulador de Negocios como Enseñanza Académica

El uso de simuladores de negocios, cada vez más extendido mundialmente tanto en la enseñanza académica como en la capacitación empresarial, tiene como objetivo cubrir la brecha entre teoría y práctica que se daba en la educación tradicional.

Con estas herramientas, los alumnos pueden aprender sin peligro de destruir recursos reales y con el beneficio extra de poder condensar, en el tiempo que dura un semestre universitario, procesos que en el mun`o real demorarían años en producirse.

Asimismo, el uso de simuladores de negocios constituye una actividad esencialmente grupal, ya que cada equipo de alumnos se encuentra al frente de una empresa que compite con las demás empresas del curso, conformando así un mercado. De esta manera, además del aprendizaje de las herramientas llamadas duras (matemática financiera, contabilidad y manejo de inventarios), los alumnos también adquieren capacidades blandas, también fundamentales para la práctica empresarial, como son la negociación y el manejo de relaciones interpersonales.

Numerosas investigaciones han coincidido en que los simuladores de negocios: 

• Permiten la aplicación del conocimiento a la solución de problemas.
• Mejoran la transferencia y retención de conocimientos.
• Aumentan la comprensión de conceptos abstractos y la motivación de los alumnos.
• Nivelan hacia arriba; es decir, son más efectivos con aquellos alumnos que tuvieron un bajo rendimiento previo a la simulación.

Experiencia en Simulación de Negocios

Un simulador es un programa de computación que permite poner en práctica los conocimientos que se adquieren en la escuela.

Esta oportunidad virtual de negociar, te da la posibilidad de enfrentarte a situaciones reales y tomar decisiones que pueden llegar a afectar o beneficiar a la empresa ficticia.

Existen software que se ofrece de manera gratuita a las instituciones educativas de mayor prestigio, las cuales convocan a sus alumnos a participar.

La finalidad de este tipo de proyectos es apoyar a las comunidades universitarias de todo el mundo, "a tener más oportunidades para aplicar su aprendizaje y enfrentarse a situaciones reales"..

El simulador de negocios opera a través de internet. Y otra de sus ventajas es poner a prueba las capacidades gerenciales, estratégicas y decisivas de los jóvenes.

Son diversas las ventajas que se adquieren al participar en estos simuladores, aquí algunas mencionadas:

- Los competidores identifican las acciones básicas en el funcionamiento de una organización, como realizar planes de comercialización, publicidad y otras áreas, o definir la inversión que se hará en bienes para la empresa. 

- Los equipos tienen objetivos que suelen ser comunes en toda compañía, entre éstos: aumentar las ventas y la rentabilidad, y mejorar las prácticas en diversos rubros como puede ser responsabilidad social y ambiental. 

- Estos juegos virtuales disminuyen la curva de aprendizaje de los prospectos a ocupar un cargo en la compañía. 

-  Durante la simulación, generalmente hay que enfocarse a lograr una mejor posición competitiva del grupo que se administra, eso conduce a aprender a formular un plan estratégico, con todo y su análisis de datos.

SISTEMA TRANSACCIONAL

Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. 

Los sistemas transaccionales son uno de los muchos tipos de sistemas de información que existen, son especialmente usados como su nombre lo indica para realizar transacciones o transferencias de datos, información de una persona a otra, o dinero de una cuenta a otra, tienen entre sus características que deben ser:

1. confiables: ya que si se realiza una transferencia de dinero el sistema debe ser capaz de garantizar le seguridad de la misma y evitar pérdidas de dinero;
2. veloces: porque de nada sirve usar un sistema de transferencia si la información o dinero se demora muchas horas o días en llegar a su destinatario o a la cuenta correspondiente;
3. inflexibles: pues la información requerida a los usuarios debe ser la misma para todos y en ningún momento aceptar datos erróneos.

Los sistemas transaccionales tienen entre sus ventajas:

• Agilizan y automatizan los procesos realizados por las empresas.
• Almacenan grandes cantidades de información.
• Gestionan las bases de datos.
• Transforman tareas complejas para los seres humanos en actividades más sencillas.

Planificación de los Requerimientos de Material

La planificación de los materiales o MRP es un sistema de planificación y administración, normalmente asociado con un software que planifica la producción y un sistema de control de inventarios.

Tiene el propósito de que se tengan los materiales requeridos en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El MRP, en función de la producción programada, sugiere una lista de órdenes de compra a proveedores.

Más en detalle, trata de cumplir simultáneamente tres objetivos:

• Asegurar materiales y productos que estén disponibles para la producción y entrega a los clientes.
• Mantener los niveles de inventario adecuados para la operación.
• Planear las actividades de manufactura, horarios de entrega y actividades de compra.

OBJETIVOS

El MRP determina cuántos componentes se necesitan, así como cuándo hay que llevar a cabo el Plan Maestro de Producción, que se traduce en una serie de órdenes de compra y fabricación de los materiales necesarios para satisfacer la demanda de productos finales.

• Disminuir inventarios.
• Disminuir los tiempos de espera en la producción y en la entrega.
• Determinar obligaciones realistas.
• Incrementar la eficiencia.
• Proveer alerta temprana.
• Proveer un escenario de planeamiento de largo plazo.

Un sistema MRP debe satisfacer las siguientes condiciones:

• Asegurarse de que los materiales y productos solicitados para la producción son repartidos a los clientes.
• Mantener el mínimo nivel de inventario.
• Planear actividades de:
  • Fabricación.
  • Entregas.
  • Compras.

PROCEDIMIENTO

El MRP, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks (o inventarios) que responde a las preguntas: ¿qué? ¿cuánto? y ¿cuándo?, se debe fabricar y/o aprovisionar material.

El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:

• La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente, únicamente lo es la de los productos terminados.
• Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes sencillos:

1. Las demandas independientes.
2. La estructura del producto.

Así pues, el MRP consiste esencialmente en el cálculo de necesidades netas de los artículos necesarios, introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales, como es el plazo de fabricación o entrega de cada uno de los artículos, indicando la oportunidad de fabricar (o aprovisionar) los componentes respecto a su utilización en la siguiente fase del proceso.

En la base del nacimiento de los sistemas MRP está la distinción entre demanda independiente y demanda dependiente.

Esta distinción es importante, debido a que la gestión de stocks de un producto varía según su tipo de demanda. Las demandas independientes aplican métodos estadísticos de previsión por demanda continua y en las dependientes se utilizan los sistemas MRP.

El concepto de MRP es sencillo: se trata de saber qué y cuanto se debe aprovisionar/fabricar y en qué momento para cumplir con los compromisos adquiridos.

El sistema de planificación viene configurado por 3 parámetros:

• Horizonte
• Periodo
• Frecuencia

El sistema MRP

Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de Producción. Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:

• El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y ensamble.
• El producto final es costoso.
• El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.
• El ciclo de producción (lead time) del producto final sea largo.
• Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.
• El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricación sea intermitente.

El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes:

• El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos que están sometidos a demanda externa (productos finales y piezas de repuesto).
• El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación, debiendo conocerse la fecha de recepción de estas últimas.
• La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la empresa conociendo el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.

A partir de estos datos proporciona como resultado la siguiente información:

• El plan de producción de cada uno de los ítems que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación.
• El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para aquellas referencias que son adquiridas en el exterior.
• El informe de excepciones, que permite conocer qué órdenes de fabricación van retrasadas y cuáles son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia, sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes.

Gestión de Información Personal

El concepto de gestión de información personal (Personal Information Management, PIM) se utiliza en la bibliografía especializada con dos sentidos: como actividad y como disciplina.

• Como actividad, es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener, organizar, mantener y reencontrar piezas de información como documentos (de papel y digitales), páginas web y mensajes electrónicos para completar tareas personales o laborales de la vida cotidiana y cumplir con diversas responsabilidades (familiares, laborales, sociales o comunitarias).
• Como disciplina, se ocupa de estudiar esas acciones para hallar el mejor modo de asegurar que un documento o un canal de información, una vez localizado, volverá a estar disponible cuando haga falta.

Un ideal de la gestión de información personal es que siempre se tenga la información pertinente en el lugar oportuno, en la forma adecuada y con un grado suficiente de calidad y completitud para satisfacer cualquier necesidad que surja. Instrumentos como, por ejemplo, los organizadores personales, ayudan a dedicar menos tiempo a absorbentes actividades de gestión que inducen a cometer errores. Así, dejan más tiempo para hacer un uso creativo e inteligente de la información a fin de concluir tareas o simplemente disfrutar de ella. Diferentes herramientas informáticas​ han sido desarrolladas con la intención de facilitar la gestión de información personal. 

Información Personal

Se considera información personal cualquiera de las piezas y colecciones siguientes:

• Notas personales
• Agendas personales
• Listas (incluidas las de tareas)
• Fechas significativas y recordatorios:
  • Cumpleaños
  • Aniversarios
  • Citas y compromisos
• Mensajes electrónicos e instantáneos.
• Comunicaciones vía fax o almacenadas en un buzón de voz.
• Componentes de la gestión de un proyecto.
• Suscripciones (incluidos los canales de noticias RSS o Atom).
• Alertas